Das schöne neue Sideboard bringt sich wunderbar in den Raum ein – aber nicht mehr lange. Spätestens wenn Sie den Briefkasten Leeren, wird das Sideboard zur Ablage umfunktioniert. Im Laufe der Zeit häufen sich die Papiere und das Wohnzimmer wirkt nicht mehr sehr gemütlich. Jetzt ist es an der Zeit, den Papierkrieg zu beenden und die Unterlagen anständig zu verstauen. Aber wie hält man am besten Ordnung im Papierchaos?

Welche Dokumente sollten aufgehoben werden?

Wenn Sie auch zu den Menschen gehören, die ein ständiges Papierchaos im Wohnzimmer, oder auf dem Schreibtisch haben, dann ist es höchste Zeit, Ordnung zu schaffen. Viele lesen die Briefe, Rechnungen und Dokumente und werfen diese dann einfach in den Müll. Aber nicht jedes Dokument sollte weggeworfen werden. Wussten Sie, dass Sie Kontoauszüge mindestens drei Jahre aufheben sollten? Sind dabei wichtige Zahlungen getätigt worden, sind es sogar vier Jahre.

• Rechnungen sollten Sie mindestens zwei Jahre aufheben, um eventuelle Garantieansprüche geltend zu machen.
• Steuerbescheide sind sogar 5 Jahre aufzubewahren, um diese bei Verlangen vorlegen zu können. Gewerbetreibende müssen diese Unterlagen sogar 10 Jahre aufbewahren.
• Quittungen und Handwerksrechnungen sind ebenfalls bis zu zwei Jahre aufzubewahren.
• Es gibt ebenso Unterlagen, die Sie lebenslang aufbewahren sollten. Dies sind zum Beispiel Unterlagen über den Kauf von Immobilien, Fahrzeugen usw. Bankunterlagen zählen ebenso dazu, wie Rentenbescheide, oder Sozialversicherungsbescheide.

Im Laufe der Jahre sammeln sich also sehr viele Unterlagen und Dokumente an, die Sie mit den richtigen Hilfsmitteln ordentlich aufbewahren können.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Papierberg!

So halten Sie Ordnung im Papierchaos

Ein Bürobox mit Beschriftungsmöglichkeit sorgt für schnelle Ordnung!

Sobald Sie eine Rechnung oder ein anderes wichtiges Dokument bekommen, ist es natürlich sinnvoll, dieses gleich in einem Sammelhefter abzuheften oder Sie nutzen Büroboxen. In diesen Boxen können Sie die Unterlagen direkt einlegen und haben das aktuelle Dokument auch immer griffbereit. Wenn Sie die Papiere nicht sofort einordnen, dann kommt ein Sammelbehälter infrage, um die Dokumente ordentlich aufzubewahren. Sollten Sie ein Dokument suchen, wissen Sie genau, dass es sich in dem Sammelbehälter befindet. Mit unseren Living Boxen können Sie die Unterlagen ordentlich aufbewahren. Wenn Sie kein Büro haben, dann lassen sich die Boxen auch gut im Schrank verstauen.

Ordnung ist das halbe Leben

Sobald Sie Unterlagen gleich vorsortieren, benötigen Sie nur noch wenig Zeit, um diese dann in einem Ordner abheften zu können. Verwenden Sie Schubladensysteme, welche Sie vorab beschriften können, damit wissen Sie immer, welche Unterlagen sich in der jeweiligen Schublade befinden. Themen wie Bankunterlagen, Immobilien oder Wohnung, Arbeitsstelle, Steuer oder Finanzamt, Rechnungen, Fahrzeug sowie Telefon oder Handy erleichtern die Suche nach bestimmten Unterlagen, wenn sie dann einmal benötigt werden. Möchten Sie die Unterlagen der Themenbereiche ebenso unterteilen, ist es bei Versicherungen empfehlenswert, wenn Sie die Unterlagen nach der Versicherungsart oder dem Namen abheften.

Wohin mit dem Papierkram?

1. Damit das Chaos ein Ende hat, sollten Sie ganz klar papierfreie Zonen deklarieren. Fensterbänke, Fußboden oder Sitzflächen, sollten vom Papierchaos befreit bleiben. Suchen Sie sich im Raum eine Ecke in der Sie eine Sammelbox aufstellen, wo Sie die Unterlagen ablegen können. Wenn der Sammelbehälter voll ist, sollten Sie die Unterlagen einsortieren. Somit bleibt der Wohnraum nahezu frei vom Papierchaos. Unsere Formularschalen eignen sich sehr gut als Sammelbox.
2. Ablageflächen sollten Ablageflächen bleiben. Verwenden Sie die Ordnungssysteme für den dafür vorgesehenen Zweck. Stifte und kleine Accessoires, sind in einer Pen Box gut aufgehoben. Eine Pen Box können Sie auch mal auf dem Wohnzimmertisch liegen lassen, ohne dass sofort ein Chaos entsteht. Ebenso hilfreich ist ein Büroboy. Mit diesem Utensil lassen sich Büroklammern, Stifte und andere Accessoires, sehr gut aufheben.
3. Setzen Sie feste Zeiten fest, in denen Sie den Papierkram erledigen. Dies kann einmal pro Woche, oder auch einmal pro Monat erfolgen. Je nachdem wie viele Unterlagen eingetroffen sind, sollten Sie abwägen, in welchem Zeitraum Sie die Unterlagen einordnen. Klare Strukturen, auch in den Ordnern, sorgen dafür, dass Sie alles sofort finden. Versorgen Sie deshalb auch die Ordner mit Trennblättern. Die Telefonrechnungen sollten nicht zusammen mit den Handwerksrechnungen abgeheftet werden. Wenn Sie die Unterlagen separat einordnen, finden Sie diese einfacher. Vergessen Sie dabei die Reihenfolge auch nicht. Dokumente, die chronologisch eingeordnet werden, sind ebenfalls sinnvoller. Ordnen Sie immer das aktuellste Dokument oben auf den anderen ein, umso einfacher ist es, ein Dokument nach dem Datum zu finden.
4. Eine Infothek hilft Ihnen ebenso, den Überblick zu erhalten. Beschriften Sie die Ordner nicht nur nach dem, was sich darin befindet, sondern auch, aus welchen Jahren die Unterlagen stammen. Bei Immobilen sollte das Objekt, also um welches Haus oder Wohnung es sich handelt klar definiert sein. Ebenso ist es sinnvoll, wenn Rechnungen darin aufbewahrt werden, die Jahre mit anzugeben. Wohnung oder Haus, Musterstraße, Unterlagen von 2000 bis 2005 – so in etwa könnte also eine passable Infothek aussehen, die Ihnen hilft, stetig Ordnung im Papierchaos zu halten.

Schaffen Sie Platz für Neues und heften Sie Ihre Papiere geordnet ab!

Schaffen Sie Platz für Neues

Vorhin wurde Ihnen schon ein zeitlicher Raum genannt, wie lange Sie Unterlagen aufheben müssen. Schaffen Sie daher stetig Platz für Neues und entsorgen Sie die alten Dokumente. Somit mangelt es auch nicht an Platz für die Unterlagen. Achten Sie jedoch darauf, die Unterlagen ordnungsgemäß zu entsorgen. Ein Aktenvernichter ist dafür besonders gut geeignet. Wenn Sie sich für Ihre Unterlagen keinen Aktenvernichter anschaffen möchten, können Sie die Unterlagen auch mit einem Papierschneider oder eine Schere in kleine Stücke schneiden. Wichtig dabei ist, dass die Unterlagen nicht mehr, oder nur schwer wieder zusammensetzbar sind. Am geeignetsten ist es, wenn Sie die Unterlagen verbrennen. Somit bleiben keine Reste der Dokumente mehr übrig. Bringen Sie wenn möglich, die Unterlagen direkt zur Müllverbrennung. Somit gehen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen keinem Missbrauch mehr ausgesetzt sind.